Zamówienie wyłączone ze stosowania „Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 130 000 zł i innych zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w Pomorskim Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Lubaniu”
I. Przedmiot zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa artykułów spożywczych w okresie 01.01.- 31.12. 2024 roku na potrzeby Pomorskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Lubaniu zlokalizowanego oddziale w Starym Polu przy ulicy Marynarki Wojennej 21
- Przedmiot zamówienia został podzielony na dwie części:
Część I – ryby i mrożonki,
Część II- pieczywo i ciasto,
- Szczegółowy opis zakres zamówienia zawarto w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1).
- Warunki realizacji zamówienia określa projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2.
II. Zasady, termin i miejsce składania ofert
1. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 20 grudnia 2023 r. o godz. 12:15.
2. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w terminie do dnia 20 grudnia 2023 r. do godz. 12:00.
3. Ofertę można złożyć:
a) W postaci papierowej, osobiście w sekretariacie Oddziału Zamawiającego w Starym Polu przy ulicy Marynarki Wojennej 21 lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby Zamawiającego, w zamkniętej i nienaruszonej kopercie. Koperta powinna być opieczętowana nazwą i adresem Wykonawcy oraz posiadać dopisek:
„Oferta na dostawę artykułów spożywczych”
b) W postaci elektronicznej, za pomocą poczty elektronicznej na adres email: w.michniewicz@podr.pl. W temacie wiadomości należy wpisać:
„Oferta na dostawę artykułów spożywczych”
Przez postać elektroniczną Zamawiający rozumie przesłanie pocztą elektroniczną własnoręcznie podpisanej oferty zeskanowanej i przesłanej w formacie pliku pdf lub jpg lub innego, z którego da się odczytać podpisaną własnoręcznie ofertę. Oferty, które nie będą posiadały własnoręcznego podpisu będą uważane za nieważne,
W niniejszym postępowaniu Zamawiający rekomenduje złożenie oferty za pomocą poczty elektronicznej w formie skanu, zgodnie ppkt b).
- Ofertę należy sporządzić w sposób czytelny, w języku polskim.
- Oferta musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Do oferty powinno zostać załączone stosowne pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynikać będzie umocowanie do reprezentacji, jeżeli osoba podpisująca ofertę nie jest osobą wskazaną w KRS/CEIDG jako osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
- Ofertę należy sporządzić na druku oferty (Załącznik nr 3), do której należy dołączyć właściwy kosztorys ofertowy na oferowany asortyment artykułów spożywczych (Zał. nr 4)
- Cenę należy podać w złotych polskich w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie opłaty i koszty oraz wszystkie wymagania Zamawiającego określone w przedmiotowym regulaminie, konieczne do prawidłowego i zgodnego z umową oraz obowiązującymi przepisami zrealizowania przedmiotu zamówienia. Należy przewidzieć cały przebieg usługi lub zakres dostawy, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji Wykonawca winien uwzględnić w zaproponowanej cenie.
- Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W takim przypadku należy powiadomić o tym pisemnie Zamawiającego, składając zmiany lub powiadomienie o wycofaniu oferty według takich samych zasad jak składanie oferty, tj. z informacją „zmiana oferty” lub „wycofanie oferty”.
- Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do niezwłocznego usunięcia błędów lub uzupełnienia braków w ofercie. Brak reakcji ze strony Wykonawcy, odmowa usunięcia błędów lub uzupełnienia braków może stanowić podstawę do odrzucenia oferty.
- Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:
- wpłynęła do Pomorskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Lubaniu po terminie składania ofert określonym w niniejszym regulaminie;
- Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu;
- treść oferty nie odpowiada treści opisu przedmiotu zamówienia;
- oferta została złożona w sposób niezgodny z rodz. II pkt. 3;
- w pozostałych przypadkach określonych w niniejszym regulaminie.
- Termin, w którym oferta jest wiążąca dla Wykonawcy wynosi 20 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
- Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub dwie części Zamówienia zawartych w Załączniku nr 4 – Kosztorys ofertowy
- Zamawiający nie dopuszcza składania ofert nie uzupełnionych w całości w poszczególnych częściach zamówienia.
- Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium.
II. Kryteria oceny ofert i pozostałe warunki zamówienia
- Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się kryterium najniższej ceny [brutto].
- Zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie oraz oczywiste omyłki rachunkowe w ofercie z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. Zamawiający uprawniony jest również do poprawy innych omyłek polegających na niezgodności oferty z dokumentacją postępowania, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.
- Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawcę do złożenia, w określonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym niezbędnych dokumentów. Jeżeli Wykonawca nie udzieli wyjaśnień we wskazanym terminie Zamawiający uprawniony jest do odrzucenia oferty, w szczególności, jeżeli wątpliwości dot. oferty będą istotne.
- W sytuacji nie przedłożenia przez Wykonawcę wymaganych dokumentów lub przedłożenia dokumentów wadliwych/zawierających błędy, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy najwyżej ocenionego o ich uzupełnienie w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca nie uzupełni prawidłowo dokumentów w powyższym terminie, jego oferta nie będzie podlegała ocenie (zostanie odrzucona), a Zamawiający ma prawo wezwać następnego spośród najwyżej ocenionych Wykonawców do złożenia wymaganych dokumentów.
- Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o tej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
- Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, na warunkach określonych we wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 2. W przypadku, gdy Wykonawca będzie uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający uprawniony jest do ponownej oceny i wyboru oferty z pominięciem oferty uprzednio wybranej.
- O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835). Wykluczenie następuje na okres trwania okoliczności określonych w art. 7 ust. 1. W przypadku Wykonawcy wykluczonego z postepowania Zamawiający odrzuci jego ofertę.
III. Komunikacja z Wykonawcami
Adres do korespondencji:
Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Lubaniu, Oddział w Starym Polu,
ul. Marynarki Wojennej 21, 82-220 Stare Pole Zadawanie pytań: adres poczty elektronicznej:
Składanie ofert: adres poczty elektronicznej:
IV. Zasady i termin zadawania pytań
- Komunikację z Wykonawcami prowadzi się poprzez zamieszczanie informacji na stronie internetowej, na której było zamieszczone zapytanie cenowe.
- Wykonawca może zadawać pytania nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składnia ofert. W przypadku zadania pytania po upływie wskazanego terminu Zamawiający może pozostawić je bez odpowiedzi.
- Na wniosek Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu ofertowym Zamawiający przekaże następujące informacje:
- wskaże Wykonawców biorących udział w postępowaniu (w tym nazwę i adres),
- wskaże kwotę jaką zaproponowali pozostali Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia.
Wszelkie udzielenie informacji nastąpi z poszanowaniem obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych oraz o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa.
V. Tryb udzielenia zamówienia
- Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest w trybie rozeznania rynku.
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.
- Zamawiający zastrzega sobie:
- prawo do zamknięcia postępowania albo jego części bez dokonywania wyboru którejkolwiek z ofert bez podania przyczyny na każdym etapie prowadzonego postępowania. Z tytułu zamknięcia postępowania o zamówienie Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego;
- prawo do unieważnienia całości postępowania o zamówienie lub części, jeżeli: nie wpłynęła żadna ważna oferta, wystąpiły okoliczności, w których udzielenie zamówienia nie leży w interesie PODR w Lubaniu, nie ma możliwości finansowania zamówienia, w szczególności najkorzystniejsza oferta przewyższa kwotę przeznaczoną na zakup i nie przyznano dodatkowych środków finansowych, postępowanie o zamówienie doprowadziłoby do zawarcia umowy dotkniętej nieważnością w całości lub części;
- że jedynym sposobem przyjęcia oferty i udzielenia zamówienia jest zawarcie umowy na piśmie. Żadna informacja i deklaracja ze strony Zamawiającego przekazana na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania nie stanowi obietnicy lub zobowiązania do zawarcia umowy;
- prawo do doprecyzowania lub zmiany wymagań technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zamówienia oraz warunków realizacji zamówienia w trakcie postępowania;
- prawo do negocjowania cen w celu wybrania najkorzystniejszej oferty z zachowaniem zasad konkurencyjności, przejrzystości i równego traktowania Wykonawców.
VI. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), informujemy:
- Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Lubaniu, Lubań ul. Tadeusza Maderskiego 3 83-422 Nowy Barkoczyn. Kontakt jest możliwy za pomocą telefonu: 58 326-39-00, adresu e-mail: sekretariat@podr.pl.
- W sprawach związanych z danymi osobowymi proszę kontaktować się z Inspektorem ochrony danych poprzez adres e-mail: iod@podr.pl
- Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
- obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia,
- wyraźnej, dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą,
- 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia – w celu zawarcia umowy, w której osoba, której dane dotyczą jest stroną.
- Podanie przez Pana / Panią danych obowiązkowych jest:
- dobrowolne w przypadku wyrażenia zgody
- obowiązkowe, jeśli zostało określone w przepisach prawa lub odbywa się w celu zawarcia umowy. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości realizacji czynności lub niezawarcie umowy.
- Pani / Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, podmiotom które przetwarzają Pana / Pani dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. Podmiotom przetwarzającym) lub innym podmiotom niezbędnym do realizacji celu przetwarzania.
- Pani / Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza obszar Unii Europejskiej.
- Pani / Pana dane osobowe będą przetwarzane / usuwane zgodnie z kategorią archiwalną obowiązującą w Pomorski Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Lubaniu.
- W przypadku, kiedy przetwarzanie Pani / Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia), przysługuje Pani / Panu prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie.
- W związku z przetwarzaniem Pani / Pana danych osobowych przysługuje Pani / Panu prawo do dostępu do treści swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do ich usunięcia, prawo do przenoszenia danych, prawo do ograniczonego przetwarzania oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych – na zasadach określonych w art. 15-21 ogólnego rozporządzenia. Realizacja powyższych praw musi być zgodna z zapisami Rozporządzenia.
- Ma Pani / Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, kiedy Pani / Pan uzna, że przetwarzania Pani / Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.
- Pani / Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
